Protokollvorlage

Das Protokollieren eines Meetings gehört zu den Aufgaben, um die sich die wenigsten Menschen reißen. Doch eine nützliche Protokollvorlage kann dafür sorgen, dass auch diese Aufgabe kinderleicht zu meistern ist. Wer effizient protokollieren möchte, bereitet sich am besten entsprechend vor, anstatt während der Besprechung einfach nur Notizen auf einem leeren Blatt zu machen.

Das Protokoll als Mitschrift zur Dokumentation von wichtigen Ergebnissen und Entscheidungen

Ein Protokoll ist ein Dokument in dem festgelegt wird, in welcher Reihenfolge bzw. zu welchen Zeitpunkten bestimmte Vorgänge zu veranlassen sind. Das Protokoll hat damit eine Dokumentationsfunktion und dient dazu, wichtige Aspekte und Vorgänge schriftlich festzuhalten. Protokollierte Asprekte können dann auch von Personen nachvollzogen werden, die bei einer Besprechung oder bei der Erstellung des Protokolls (Niederschrift) nicht anwesend waren. Protokolle werden eingesetzt im Bereich von juristischen Prozessen, bei der internen Unternehmenskommunikation, im Projektmanagement bei einem Meeting oder bei technischen Spezifikationen und Abläufen. Ein Protokoll wird demnach überall eingesetzt, wo mit regelmäßigen Abläufen aber auch mit Störungen oder Abweichungen gerechnet werden muss. Oder wo Ergebnisse einer Sitzung, Besprechung, Veranstaltung oder Diskussion zusammegefasst werden müssen.

Es gibt verschieden Formen und Arten für Protokolle. Je nach Aufgabe kann eine andere Form bei dem Protokollieren erforderlich sein. Für jede Form lassen sich eigene Vorlagen erstellen.

  1. Das Gedächtnisprotokoll: Beim Gedächtnisprotokoll werden besprochene Aspekte aus der eigenen Erinnerung heraus oder anhand von Stichpunkten der Mitschrift zu Papier gebracht. Beispielsweise beim Protokollieren von Interviews wird diese Form der Aufzeichnung eingesetzt. Beschlüsse oder Ergebnisse werden dabei in Kurzform protokolliert.
  2. Das Ergebnisprotokoll: Das Ergebnisprotokoll dokumentiert Inhalte und Ergebnisse einer Zusammenkunft von Personen auf. Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll werden nicht  einzelnen Reden und Diskussionsbeiträge im Detail aufgezeichnet, es werden nur Kern-Aspekte durch den Protokollführer in dem Protokoll aufgezeichnet. Es entsteht eine Zusammenfassung von jedem Beitrag während der Sitzung.
  3. Das Verlaufsprotokoll: Beim Verlaufsprotokoll wird der Inhalt einer Sitzung wieder gegegeben. Die Diskussionsbeiträge werden im Protokoll in indirekter Rede verfasst. Im Unterschied zum Wortprotokoll wird derexakte Verlauf vom Protokollführer nur sinngemäß zusammengefasst, so dass Entscheidungen vom Leser zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden können.

Wer die Protokollführung übernimmt, sollte vor dem Meeting definiert werden. Eine Vorlage kann dem Protokollführer dabei helfen, das Protokoll der Besprechung schneller erfassen.

Die perfekte Protokollvorlage für Ihr nächstes Meeting – das sollten Sie wissen

Eine übersichtliche Protokollvorlage sorgt zudem dafür, dass auch die anderen Teilnehmer des Meetings später besser nachvollziehen können, was die wichtigsten Punkte waren. Eine sehr gute Protokollvorlage trägt darüber hinaus dazu bei, dass selbst Personen, die bei dem eigentlichen Meeting nicht anwesend sein konnten, sich diesen wichtigen Überblick kinderleicht verschaffen können. Wie eine Protokollvorlage oder eine Niederschrift beispielhaft genau aussehen könnte, verraten wir Ihnen nachfolgend.

Musterbeispiel für eine Protokollvorlage

Zunächst einmal sollte jede Protokollvorlage die folgenden Punkte erhalten, um den Rahmen, in dem das Meeting oder die Besprechung stattfindet, genau abzustecken. Eine vollständige Niederschrift ist erforderlich, um zu einem späteren Zeitpunkt wichtige Punkte nachvollziehbar machen zu können.

  • Thema des Meetings/ der Besprechung
  • Datum
  • Ort
  • Zeit
  • Teilnehmer, die zu der Besprechung eingeladen waren
  • Leitung des Meetings
  • Protokollführer
  • Tatsächlich anwesende Teilnehmer

Nachdem diese wichtigen Punkte festgehalten wurden, geht es nun an die einzelnen Tagesordnungspunkte. Diese werden als TOP 1, TOP 2, usw. in dem Protokoll abgekürzt. Um ausreichend Platz für alle wichtigen Notizen zum jeweiligen TOP zu haben, kann es durchaus sinnvoll sein, wenn für jeden Tagesordnungspunkt ein eigenes Blatt verwendet wird. Dann sollten die Blätter jedoch so nummeriert werden, dass sie dem jeweiligen Besprechungsprotokoll ohne Probleme zuzuordnen sind. Für jeden Tagesordnungspunkt gilt es wiederum die folgenden Notizen zu machen und die wichtigsten Erkenntnisse kurz und bündig auf den Punkt zu bringen:

  1. Diskussion
  2. Ergebnis der Diskussion
  3. Aufgaben
  4. Verantwortliche
  5. Termin/ Deadline

Sobald die einzelnen Tagesordnungspunkte festgehalten wurden, schließt die Protokollvorlage meist wie folgt ab:

  • Datum
  • Unterschrift/en des Protokollierenden und Leiter des Meetings
  • Mögliche Anlagen

Viele Protokollführer gehen dazu über, dass sie die Protokollvorlage nicht sofort ausfüllen. Vielmehr kann es sinnvoll sein, einen zusätzlichen Schmierzettel zu verwenden. Denn der Platz in der eigentlichen Protokollvorlage ist begrenzt und es sollten wirklich nur die wichtigsten Erkenntnisse festgehalten werden. Gerade im Feld „Diskussion“ können die Notizen sonst schnell ausarten und unübersichtlich werden. Dies ist jedoch nicht Sinn und Zweck eines Protokolls.

Selbstverständlich kann dieses Musterbeispiel einer Protokollvorlage auch an das eigene Unternehmen angepasst werden. Vielleicht bevorzugen Sie es, die Protokollvorlage am PC auszufüllen. Somit wird kein zusätzlicher Schmierzettel benötigt, da Sie Ihre Einträge später ohne Probleme korrigieren können. Darüber hinaus lässt sich das fertige Protokoll dann bequem per E-Mail verschicken, so dass alle beteiligten Parteien kinderleicht Einsicht erhalten. Die genannte Protokollvorlage lässt sich zum Beispiel samt aller genannten Punkte komfortabel in Excel einrichten. Diese Vorlage kann dann auch an alle Mitarbeiter verteilt werden, so dass die Rolle des Protokollierenden immer wieder von einer anderen Person im Team übernommen werden kann.

Tipps für den Umgang mit einer Protokollvorlage

Wenn Sie die Protokollvorlage während eines Meetings am Laptop oder Tablet ausfüllen, halten Sie wahrscheinlich eine große Vielzahl an Notizen fest, von denen Sie einige später streichen können. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich mit der Auswertung Ihrer Notizen nicht allzu viel Zeit lassen. Immerhin verblasst die Erinnerung an das Meeting im Laufe der Zeit immer mehr, so dass Sie gut daran tun, wenn Sie sich unmittelbar nach der Besprechung an die Ausarbeitung des finalen Protokolls machen.

Das spart zudem Zeit, da Sie nicht umständlich und langwierig darüber nachdenken müssen, was denn nun eigentlich im Meeting gesagt wurde. Darüber hinaus kann die Erstellung des fertigen Protokolls auch eine sehr zeitkritische Angelegenheit darstellen, da es vielleicht eine Deadline gibt, bis wann Sie das Protokoll bei einer bestimmten Person im Unternehmen einreichen müssen. Wohlmöglich gibt es andere Menschen, die auf Ihr fertiges Protokoll angewiesen sind, weshalb Sie dieses am besten so rasch wie möglich ausarbeiten.

Ihre Protokollvorlage anpassen und das Protokoll absegnen lassen

Wie bereits angesprochen, lässt sich das eben angeführte Beispiel für eine Protokollvorlage durchaus anpassen. Besonders wenn es um die verschiedenen Tagesordnungspunkte geht, werden Sie wohlmöglich Unterpunkte hinzufügen oder weglassen wollen. Das hängt unter anderem davon ab, ob es sich um ein reines Ergebnis- oder um ein sogenanntes Verlaufsprotokoll handelt. Bei einem Verlaufsprotokoll sollten auch einzelne Aspekte der Diskussion festgehalten werden. Das ist bei einem reinen Ergebnisprotokoll hingegen nicht der Fall, so dass Sie den Unterpunkt „Diskussion“ getrost streichen können.

Wahlweise können Sie auch ein Feld hinzufügen, in dem Sie jegliche Unklarheiten vermerken. Mitunter werden diese Unklarheiten auf einem separaten Blatt festgehalten. Dabei ist es wichtig, dass Sie während des Meetings als Protokollierender genau nachfragen. Nehmen Sie keine Punkte in das finale Protokoll mit auf, bei denen Sie sich nicht zu 100 Prozent sicher sind. Immerhin müssen auf Basis Ihres Protokolls wohlmöglich Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden und das Protokoll sollte auch für alle nicht-anwesenden Menschen gut verständlich sein.

Daher ist es zum Schluss des Meetings besonders wichtig, dass Sie einzelne Punkte des Protokolls noch einmal laut vorlesen. Damit sind vor allem Beschlüsse und mögliche Deadlines gemeint. So lassen sich Einwände oder Unstimmigkeiten gleich abklären, bevor es später zu Problemen kommen kann. Auch das spart Arbeit und Zeit. Außerdem können Sie so dafür sorgen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

Protokollvorlage bei Word nutzen

Ein kleiner Tipp: Sie müssen sich nicht selbst die Mühe machen und mit Word oder Excel eine Protokollvorlage erstellen. Das Programm Word besitzt bereits einige vordefinierte Protokollvorlagen, die man nutzen kann. Natürlich kann man diese Dokumente dann den eigenen Bedürfnissen anpassen und modifizieren.

Um diese Protokollvorlagen bei Word aufzurufen, müssen sie folgendermaßen vorgehen:

  1. Öffnen Sie das Programm Word
  2. Navigieren Sie zu „Datei“ und dann zu „Neu aus Vorlage…“
  3. In dem Fenster das sich nun öffnet sehen sie bereits viele Dokumentvorlagen, die man für das Schreiben von Dokumenten nutzen kann
  4. Suchen Sie in dem Suchschlitz nach Protokoll
  5. In dem Fenster werden Ihnen dann einige Protokollvorlagen angezeigt, die Sie für das Schreiben Ihres Protokoll verwenden können

Natürlich könnte man derartige Vorlagen auch mit Excel, das ebenfalls Teil von Microsoft Office ist, erstellen. Auch mit Google Docs kann man ähnliche Vorlagen erstellen, wie mit Microsoft Office, die man zum Beispiel bei einem Meeting oder im Projektmanagement einsetzen kann.

Bei den Dokumenten handelt es sich meist um Besprechungsprotokolle, die alle wichtigen Daten enthalten. Sie können die Vorlage natürlich ausdrucken und dann handschriftlich die Daten eintragen. Oder Sie tippen das Protokoll direkt am PC bzw. Laptop ab und können dann das fertige Dokument ausdrucken.