Ergebnisprotokoll Vorlage – so führen Sie korrekt Protokoll

Ein Ergebnisprotokoll, was zum Beispiel als Zusammenfassung eines Meetings angefertigt wird, sollte sich nur auf die wesentlichen Punkte beschränken. Es geht also nicht darum, festzuhalten, wie die jeweiligen Beschlüsse im Laufe einer zeitintensiven Diskussion Schritt für Schritt erzielt wurden. Dafür ist ein sogenanntes Verlaufsprotokoll zuständig. Vielmehr zeichnet ein Ergebnisprotokoll die Beschlüsse auf, die das Resultat eines Meetings oder einer anderen Zusammenkunft waren. Die zentralen Kerninhalte stehen demnach im Vordergrund. Dennoch ist ein Ergebnisprotokoll von einem reinen Beschlussprotokoll zu unterscheiden.

Immerhin beschränkt sich dieses Protokoll auf eine reine To-Do-Liste, während eine kurze Zusammenfassung der Herleitung durchaus ein Bestandteil des Ergebnisprotokolls sein darf. Eine vollumfängliche Darstellung dieses Geschehens ist allerdings für ein Verlaufsprotokoll vorbehalten. Wie ein Ergebnisprotokoll genau auszusehen hat und welche Inhalte in welcher Reihenfolge festgehalten werden sollten, verraten wir im weiteren Verlauf.

Diese Punkte machen ein Ergebnisprotokoll aus

Ein solches Protokoll besteht aus drei Teilen. Der erste Teil umfasst die folgenden Informationen:

  • Thema der Zusammenkunft
  • Datum
  • Ort
  • Zeitpunkt
  • Leitung der Zusammenkunft
  • Protokollführer
  • Anwesende Teilnehmer

Nachdem die wichtigsten Eckdaten zu dem jeweiligen Meeting schriftlich festgehalten wurden, greift das Protokoll nun die Ergebnisse des Treffens auf. Es gilt, die zentralen Ergebnisse festzuhalten. Eine kurze Herleitung darf ebenfalls in dem Protokoll enthalten sein, wobei die Reihenfolge der Zusammenfassung sich dann an der Reihenfolge der verschiedenen Tagesordnungspunkte orientiert. Sofern das Ergebnis die Folge einer Abstimmung ist, muss dies ebenfalls schriftlich festgehalten werden. Dabei ist die Anzahl der folgenden Stimmen separat aufzulisten:

  • Ja-Stimmen
  • Nein-Stimmen
  • Enthaltungen
  • Ergebnis, welches aus diesen Stimmen resultiert

Sofern es zu Anträgen gekommen ist, sind diese nicht nur als solche zu kennzeichnen. Vielmehr muss der genaue Wortlaut der Anträge festgehalten werden. Damit das Protokoll seinen Zweck in einem Unternehmen oder offiziellen Zusammenhang erfüllen kann, darf der dritte Teil nicht fehlen. Der Leiter der Zusammenkunft muss das Protokoll im letzten Abschnitt ebenso unterschreiben wie die Person, die dafür zuständig war, das Ergebnisprotokoll zu erstellen.

Mögliche Kurzform eines Ergebnisprotokolls

Bei Besprechungen, an denen nur wenige Personen teilnehmen, oder Zusammenkünften von kurzer Dauer, die nur wenige Tagesordnungspunkte umfassen, kann auch die Kurzform solch eines Protokolls Verwendung finden. Für weniger offizielle Runden ist dieses Vorgehen gleichermaßen zu empfehlen. In den eben beschriebenen Situationen ist es ideal, wenn die Liste der Tagesordnungspunkte ausreichend Platz umfasst, so dass die Ergebnisse direkt neben den einzelnen Unterpunkten festgehalten werden können. Am Ende des Meetings muss die Liste der Ergebnisse dann natürlich ebenso von den bereits genannten Personen unterschrieben werden.

Wenn es sich dabei um eine handschriftliche Dokumentation der Ergebnisse handelt, sollte auf jeden Fall sichergestellt werden, dass alle Inhalte und auch die Unterschriften am Ende des Protokolls leserlich sind. Um ein möglichst akkurates Protokoll zu erstellen, sollte sich der Protokollant nicht scheuen, bei Unklarheiten nachzufragen. Denn mitunter spielt der genaue Wortlaut, in dem das Ergebnis festgehalten wird, eine entscheidende Rolle. Alle wichtigen Fakten zu den Ergebnis, die während des Meetings bereits festgelegt wurden, sollten ebenso in dem Protokoll auftauchen. Das kann zum Beispiel mögliche Details wie den konkreten Arbeitsschritt, eine Deadline oder die Person, welche den Arbeitsschritt ausführen soll, umfassen, falls diese Entscheidungen schon getroffen wurden.