Gedächtnisprotokoll Vorlage: Wie wird ein Protokoll erstellt?

Wie es der Name dieses Protokolls bereits besagt, handelt es sich bei einem Gedächtnisprotokoll um eine schriftliche Gedächtnisstütze. Da ein Gedächtnisprotokoll dazu dient, sich an die Details vergangener Geschehnisse zu erinnern, wird es auch als Erinnerungsprotokoll bezeichnet. Diese Erinnerungshilfe ist nicht nur sinnvoll, wenn es zu einem Unfall oder zu einem Schadensfall gekommen ist. Denn auch dann, wenn mündliche Vereinbarungen getroffen wurden, es ein wichtiges Gespräch mit dem eigenen Vorgesetzten gab oder es zu einem Vorfall mit einer Behörde gekommen ist, kann ein Gedächtnisprotokoll sehr wertvoll sein. Gleiches gilt zum Beispiel bei einem Streitfall oder außergewöhnlichen Beobachtungen, die für eine Zeugenaussage vor Gericht relevant sein könnten. Demnach gibt es viele Gründe, ein Gedächtnisprotokoll anzufertigen.

Wie sieht ein Gedächtnisprotokoll aus?

Anders als bei vielen anderen Arten von Protokollen ist ein Gedächtnisprotokoll meist nicht für die Weitergabe bestimmt. Es ist vielmehr als Gedächtnisstütze für den Verfasser selbst gedacht. Daher ist es völlig unproblematisch, wenn die Aufzeichnungen nur für den Verfasser verständlich sind. Es ist demnach nicht notwendig, den Inhalt des Gedächtnisprotokolls so zu formulieren, dass auch ein unbeteiligter Dritter daraus schlau werden würde.

Um möglichst großen Nutzen aus dem Protokoll ziehen zu können, sollte das Protokoll möglichst direkt im Anschluss an den Vorfall, der protokolliert werden soll, verfasst werden. Denn dann sind die Erinnerungen noch frisch und es fällt leicht, alle wichtigen Details aufzuschreiben. Genau auf diese Details kommt es an. Beim Protokollieren gilt es also zu sondieren, welche Details wichtig und relevant sein könnten und welche Details getrost weggelassen werden dürfen. Im Zweifel gilt es besser zu viele als zu wenige Details festzuhalten.

Sprachnotizen, Videoaufnahmen, Fotos und Notizen, die zum Beispiel während eines Meetings gemacht wurden, können Ihnen im Anschluss dabei helfen, Ihr Gedächtnisprotokoll zu verfassen. Somit können Sie Ihr Protokoll womöglich auch um Inhalte ergänzen, die Ihnen sonst vielleicht einfach entfallen wären. Eine besondere Form oder fest vorgegebene Struktur muss ein Gedächtnisprotokoll nicht haben. Dies liegt vor allem daran, dass es sich meist um eine persönliche Gedächtnisstützte handelt. Wenngleich Sie die Informationen also so aufschreiben können, wie sie Ihnen gerade in den Sinn kommen, sollten Sie diese Details zumindest so gliedern, dass Sie daraus auch später noch schlau werden.

Tipps für das Erstellen eines Gedächtnisprotokolls

Bevor Sie mit dem Schreiben des Gedächtnisprotokolls anfangen, ist es sinnvoll, wenn Sie zunächst alle Belege, E-Mails, Fotos, Videos und weiteren Aufzeichnungen zusammensuchen, die Ihnen dabei helfen können, das Protokoll zu kreieren. Am besten bringen Sie die Details in eine chronologische Reifenfolge und notieren diese in ganzen, jedoch möglichst prägnanten Sätzen. Aus reinen Stichwortaufzeichnungen werden Sie später hingegen deutlich schwerer schlau. Sofern eine genaue Angabe bezüglich des Datums und der Uhrzeit wichtig ist, sollten Sie diese Informationen ebenfalls zu den einzelnen Sätzen hinzufügen.

Stellen Sie sich zum Schluss unbedingt die Frage, ob alle wichtigen Informationen in dem Protokoll bereits enthalten sind. Falls Sie eine dritte Person zu dem Vorfall befragen würde, könnten Sie diesen dann mitsamt allen wichtigen Details auch nach Jahren noch beschreiben, indem Sie lediglich einen Blick auf Ihr Gedächtnisprotokoll werfen? Falls dem nicht so ist, sollten Sie die noch fehlenden Angaben unbedingt ergänzen, bevor Sie Ihr Gedächtnisprotokoll archivieren.