Protokoll: Vorlage & Muster

Das Protokollieren eines Meetings gehört zu den Aufgaben, um die sich die wenigsten Menschen reißen. Doch eine Protokollvorlage kann dafür sorgen, dass Sie diese Aufgabe spielend meistern. Wer effizient protokollieren will, sollte sich effizient darauf vorbereiten, anstatt während der Besprechung einfach nur Notizen auf einem leeren Blatt zu machen.

Mit Hilfe einer vordefinierten Protokollvorlage kann man das Erstellen des Protokolls effizienter und schneller gestalten. Nachfolgend erhalten Sie viele wichtige Hinweise und Tipps, wie Sie selbst eine Protokollvorlage erstellen können und worauf Sie bei der Dokumentation bei einem Protokoll achten sollten.

Was ist ein Protokoll?

Ein Protokoll ist ein Dokument in dem festgelegt wird, in welcher Reihenfolge bzw. zu welchen Zeitpunkten bestimmte Vorgänge zu erledigen sind. Das Protokoll hat eine Dokumentationsfunktion und dient dazu, wichtige Aspekte und Vorgänge schriftlich festzuhalten. Protokollierte Aspekte können so auch von Personen nachvollzogen werden, die bei einer Besprechung oder bei der Erstellung des Protokolls (Niederschrift) nicht anwesend waren. Protokolle werden eingesetzt im Bereich von juristischen Prozessen, bei der internen Unternehmenskommunikation, im Projektmanagement oder bei technischen Spezifikationen und Abläufen.

Dokumentation von wichtigen Ergebnissen und Entscheidungen

Ein Protokoll wird überall dort eingesetzt, wo mit regelmäßigen Abläufen gearbeitet wird. Oder bei Prozessen, wo mit Störungen oder Abweichungen gerechnet werden muss. Ergebnisse einer Sitzung, einer Besprechung, einer Veranstaltung oder einer Diskussion werden im Protokoll kompakt zusammengefasst. Das Protokoll dient demnach im Wesentlichen der Organisation, Planung und Optimierung von Prozessen.

Protokolle lassen sich in unterschiedlicher Art und Weise schreiben. Es gibt beispielsweise ein Stundenprotokoll, ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll. Die Niederschrift sollte sich dabei an den Zielen des Unternehmens orientieren und ihren Zweck erfüllen. Je nach Form des Protokolls ist der Aufbau der Aufzeichnung etwas anders gehalten. Wichtig ist, dass für jedes Protokoll die richtige Form eingehalten wird und man die wichtigsten Daten erfasst.

Ein Protokoll dient dazu, einen Vorgang so genau wie erforderlich, aber auch so kompakt wie möglich, zu dokumentieren. Damit ein Protokoll   vollständig ist, müssen alle wesentlichen Informationen enthalten sein.

Ein Protokoll kommt in vielen verschiedenen Situationen zum Einsatz, in denen es wichtig ist, eine schriftliche Aufzeichnung von Gesprächen, Entscheidungen und Aktionen zu erstellen. Hier sind einige Beispiele, wo ein Protokoll eingesetzt werden kann:

  1. In Unternehmen: Protokolle werden häufig während Sitzungen und Besprechungen verwendet, um Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen festzuhalten. Sie können auch in anderen Unternehmensbereichen, wie z.B. in der Buchhaltung oder im Personalwesen, verwendet werden.

  2. In der Politik: Protokolle werden bei Regierungssitzungen, Parlamentsdebatten und anderen politischen Versammlungen erstellt, um Entscheidungen und Gesetze festzuhalten.

  3. In Bildungseinrichtungen: Protokolle können bei Sitzungen von Lehrerkollegien, Fakultätsversammlungen und Schülerratssitzungen verwendet werden.

  4. In Vereinen und Organisationen: Protokolle werden bei Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen von Vereinen und Organisationen verwendet, um Entscheidungen und Maßnahmen festzuhalten.

  5. In Gerichtsverfahren: Protokolle werden bei Gerichtsverfahren verwendet, um die Aussagen von Zeugen und die Entscheidungen des Gerichts festzuhalten.

  6. In Forschung und Wissenschaft: Protokolle können bei Experimenten und Forschungsprojekten verwendet werden, um Daten und Ergebnisse festzuhalten

Das Protokoll dient als Übersicht und sollte für alle beteiligten Personen einen schnellen Überblick über besprochen Tagesordnungspunkte ermöglichen. Das Protokoll bei einer Sitzung, einem Meeting, einer Besprechung oder einer Diskussion erforderlich sein. Vereine und Unternehmen sind bei wichtigen Sitzungen möglicherweise sogar dazu verpflichtet ein Protokoll zu führen. Wie Sie ein perfektes Protokoll schreiben, erfahren Sie hier.

Arten und Formen von Protokollen

Protokolle können nach dem Zeitpunkt der Anfertigung, nach dem Inhalt und nach der Form der Aufzeichnung unterschieden werden.

1. Zeitpunkt der Anfertigung

Der Zeitpunkt, wann ein Protokoll geschrieben wird, kann je nach Bedarf unterschiedlich sein. Dies ist auch stark davon abhängig, für welchen Zweck das Protokoll eingesetzt wird.

Voraus-Protokoll

Ein Voraus-Protokoll ist ein Dokument, das vor einer geplanten Besprechung oder Verhandlung zwischen mehreren Parteien erstellt wird, um die Diskussionsthemen und Verfahren im Voraus festzulegen. Das Ziel des Voraus-Protokolls besteht darin, sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien vor der Sitzung auf demselben Kenntnisstand sind und dass alle wichtigen Fragen angesprochen werden.

Das Voraus-Protokoll kann eine Agenda für die Besprechung oder Verhandlung enthalten, die Themen, die diskutiert werden sollen, die Reihenfolge, in der sie behandelt werden sollen, sowie Informationen darüber, wer für die Präsentation bestimmter Informationen verantwortlich ist. Es kann auch Regeln und Verfahren für die Sitzung enthalten, z.B. wer das Wort ergreifen darf, wie lange jeder sprechen darf und wie Entscheidungen getroffen werden.

Insgesamt hilft ein Voraus-Protokoll dabei, sicherzustellen, dass die Besprechung oder Verhandlung produktiv und effektiv verläuft, da alle Parteien gut vorbereitet und auf das Wesentliche konzentriert sind.

Jetzt-Protokoll

Ein Jetzt-Protokoll, auch als Sitzungsprotokoll oder Minuten bezeichnet, ist ein Dokument, das während einer Besprechung, einer Sitzung oder einer Versammlung erstellt wird, um eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen festzuhalten. Das Ziel des Jetzt-Protokolls besteht darin, sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte dokumentiert werden, um später darauf Bezug nehmen zu können und um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen haben.

Ein typisches Jetzt-Protokoll enthält Angaben über das Datum und den Ort der Sitzung, die Namen der Teilnehmer, die anwesend sind, sowie die Tagesordnung und die besprochenen Themen. Es kann auch eine Zusammenfassung der Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen enthalten, die während der Sitzung stattgefunden haben, sowie Informationen darüber, wer für die Umsetzung von Entscheidungen oder Maßnahmen verantwortlich ist.

Das Jetzt-Protokoll ist ein wichtiges Dokument, das später als Referenz verwendet werden kann, um sicherzustellen, dass Entscheidungen und Maßnahmen umgesetzt werden und um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt informiert sind. Es dient auch als rechtliches Dokument, um zu beweisen, dass Entscheidungen getroffen und Maßnahmen ergriffen wurden, falls später Streitigkeiten auftreten sollten.

Gedächtnisprotokoll

In diesem Fall wird erst im Nachgang ein Vorgang dokumentiert. Die Aufzeichnung erfolgt aus dem Gedächtnis.

2. Form der Aufzeichnung

Die Niederschrift kann auch danach unterschieden werden, wie das Protokoll angefertigt wird. Protokolle können z.B. nicht nur schriftlich erfasst werden, sondern auch per Video- oder Tonaufzeichnung. Im technischen Umfeld spricht man auch von sog. Log-Dateien, wenn Vorgänge automatisch erfasst werden. Wenn man ein Protokoll schreibt, kann es zudem in Langschschrift oder Kurzschrift verfasst werden.

Je nach Form des Protokolls sollte man sch an die Regeln halten. Der Aufbau kann je nach Form unterschiedlich sein,

Das Gedächtnisprotokoll

Das Gedächtnisprotokoll: Beim Gedächtnisprotokoll werden besprochene Aspekte aus der eigenen Erinnerung heraus oder anhand von Stichpunkten der Mitschrift zu Papier gebracht. Das Gedächtnisprotokoll wird z.B. bei Interviews oder Diskussionen eingesetzt. Beschlüsse oder Ergebnisse werden dabei in Kurzform protokolliert. Das Protokoll fällt daher im Regelfall relativ kurz aus und ist an keine konkreten formellen Vorgaben und Regeln gebunden.

Das Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll: Das Ergebnisprotokoll dokumentiert Inhalte und Ergebnisse einer Zusammenkunft von Personen auf. Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll werden nicht  einzelnen Reden und Diskussionsbeiträge im Detail aufgezeichnet, es werden nur Kern-Aspekte durch den Protokollführer in dem Protokoll aufgezeichnet. Es entsteht eine Zusammenfassung von jedem Beitrag während der Sitzung. Bei einem Ergebnisprotokoll lohnt es sich, bestimmte formelle Richtlinien einzuhalten. Eine Protokollvorlage hierfür lässt sich zum Beispiel mit Word oder einem anderen Textprogramm erstellen.

Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll: Beim Verlaufsprotokoll wird der Inhalt einer Sitzung wieder gegegeben. Die Diskussionsbeiträge werden im Protokoll in indirekter Rede verfasst. Im Unterschied zu einem Wortprotokoll wird der  Inhalt vom Protokollführer nur sinngemäß zusammengefasst, so dass Entscheidungen vom Leser zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden können. Die Vorlage für ein Verlaufsprotokoll kann man ebenfalls mit Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word, Google Docs oder Apple Pages erstellen.

Das Wortprotokoll

Bei dieser Form der Aufzeichnung wird das Gesagte möglichst exakt wiedergegeben. Die Anfertigung eines Wortprotokolls erfordert eine besondere Geschicklichkeit und Schnelligkeit. Der Protokollierende sollte jedes einzelne Wort mitschreiben. Als Hilfmittel sollte man in diesem Fall einen Tonträger einsetzen, um den Inhalt zusätzlich zu dokumentieren. Die Erstellung eines Wortprotokolls wird heutzutage auch gerne von Computer-Stenografen übernommen. Mit Hilfe einer Stenografie-Tastatur oder einer Spracherkennungssoftware wird jedes gesprochene Wort in Echtzeit aufgezeichnet. Auf Basis der Aufzeichnung kann die Reinschrift dann noch verfeinert und vervollständigt werden. Bei wichtigen Sitzungen sollte ein Wortprotokoll angefertigt werden, auch wenn dieser Vorgang viel Zeit erfordert.

Das Stundenprotokoll

Stundenprotokoll werden vorwiegend in der Schule eingesetzt. Man spricht hierbei auch gerne von einem Unterrichtsprotokoll. Stundenprotokolle  dienen der Dokumentation wichtiger Erkenntnisse aus dem Unterricht. Sie dienen als Hilfe beim Wiederholen des Lernstoffes oder wenn ein Schüler den Unterricht verpasst hat. Das Unterrichtsprotokoll stellt meist eine Mischform aus Verlaufs- und Ergebnisprotokoll dar. Dabei stehen die herausgearbeiteten Ergebnisse im Unterricht im Mittelpunkt. Man sollte sich in diesem Fall an die Regeln zur Erstellung eines Ergebnisprotokolls halten. Gleichzeitig wird aber auch der Verlauf (vgl. Verlaufsprotokoll) dokumentiert.

Was sollte man beim Protokoll schreiben beachten?

Bei einem Protokoll sollte man folgende Anforderungen beachten:

  • Vollständigkeit
  • inhaltliche Richtigkeit
  • Bedeutung der erfassten Vorgänge oder Ereignisse
  • Echtheit der Urheberschaft
  • Gültigkeit des Protokolls

Da ein Protokoll auch zur Beweissicherung eingesetzt wird, kommt der Richtigkeit und Vollständigkeit beim Protokoll eine besondere Bedeutung zu. Man spricht hierbei von einer positiven Beweiskraft. Durch die  Beweiskraft wird nachgewiesen, dass die protokollierten Vorgänge oder Ergebnisse genau so stattgefunden haben, wie sie erfasst wurden.

Mit der Echtheit eines Protokolls steht und fällt die gesamte Beweiskraft. Die Gültigkeit eines Protokolls wird normalerweise mit der Unterschrift oder mit einem anderen Identitätsvermerk des Protokollführers sichergestellt.

Wer schreibt das Protokoll?

Das Protokoll wird von einem Schriftführer oder Protokollführer  angefertigt. Bei Unternehmen kann eine Person vor der Sitzung festgelegt werden, die das Protokoll schreiben soll. Es gibt auch die Möglichkeit die Niederschrift mit einem technischen Aufzeichnungsgerät  anzufertigen.

Wer die Protokollführung übernimmt, sollte vor dem Meeting definiert werden. Eine Vorlage kann dem Protokollführer dabei helfen, das Protokoll der Besprechung schneller zu erfassen.

Was muss ein guter Protokollant können?

Ein guter Protokollant sollte über folgende Fähigkeiten und Eigenschaften verfügen:

  • Aufmerksamkeit und Konzentration: Ein Protokollant sollte während der Sitzung aufmerksam und konzentriert bleiben, um alle wichtigen Informationen und Entscheidungen festzuhalten.
  • Schnelle Schreibfertigkeiten: Ein Protokollant sollte in der Lage sein, schnell zu schreiben, um mit der Diskussion und den Entscheidungen Schritt zu halten.
  • Organisation: Ein Protokollant sollte in der Lage sein, Informationen in einer klaren und geordneten Weise zu organisieren, um ein vollständiges und genaues Protokoll zu erstellen.
  • Vertraulichkeit: Ein Protokollant sollte in der Lage sein, vertrauliche Informationen, die während der Sitzung besprochen werden, vertraulich zu behandeln.
  • Neutralität: Ein Protokollant sollte eine neutrale Haltung gegenüber den Teilnehmern der Sitzung haben und keine persönlichen Meinungen oder Vorurteile in das Protokoll einbringen.
  • Kommunikationsfähigkeiten: Ein Protokollant sollte über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer der Sitzung verstanden haben, was aufgezeichnet wurde, und um eventuelle Unklarheiten zu klären.
  • Rechtschreibung und Grammatik: Ein Protokollant sollte über gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik verfügen, um ein fehlerfreies Protokoll zu erstellen.
  • Zeitmanagement: Ein Protokollant sollte in der Lage sein, effektiv mit Zeitdruck umzugehen, um sicherzustellen, dass das Protokoll rechtzeitig fertiggestellt wird.

Ein guter Protokollant ist eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Entscheidungen einer Sitzung ordnungsgemäß erfasst werden. Das Protokoll dient als wichtige Referenz für zukünftige Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen, und es ist wichtig, dass es präzise und klar verfasst ist.

Protokollvorlage: Wie ist ein Protokoll aufgebaut?

Eine übersichtliche Protokollvorlage sorgt dafür, dass auch die anderen Teilnehmer des Meetings später besser nachvollziehen können, was die wichtigsten Punkte waren. Zudem gilt es auch, andere Kollegen zu informieren, die nicht Teil der Besprechung waren. Eine gute Protokollvorlage trägt dazu bei, dass selbst Personen, die bei dem eigentlichen Meeting nicht anwesend sein konnten, sich schnell einen Überblick verschaffen können.

Zunächst einmal sollte jede Protokollvorlage die folgenden Punkte erhalten, um den Rahmen, in dem das Meeting oder die Besprechung stattfindet, genau abzustecken. Eine vollständige Niederschrift ist erforderlich, um zu einem späteren Zeitpunkt wichtige Punkte nachvollziehbar machen zu können.

Was gehört alles in ein Protokoll?

Ein Protokoll kann in verschiedenen Formen geschrieben werden, je nach dem Zweck des Protokolls und den Anforderungen der Organisation oder Institution, für die es erstellt wird. Hier sind einige allgemeine Richtlinien für die Erstellung eines Protokolls:

  1. Titel: Das Protokoll sollte einen klaren Titel haben, der das Thema der Sitzung oder des Treffens widerspiegelt. Hierbei spielt natürlich der konkrete Anlass der Sitzung eine große Rolle und sollte sich im Titel wiederspiegeln.

  2. Datum und Ort: Das Datum und der Ort der Sitzung sollten am Anfang des Protokolls angegeben werden. Ggf. können auch Zeiten oder der zeitliche Ablauf dokumentiert werden.

  3. Anwesenheit: Eine Liste der Teilnehmer und der Abwesenden sollte am Anfang des Protokolls angegeben und geprüft  werden. Wer nimmt wirklich teil? Wer ist entschuldigt? Wer ist nicht anwesend und fehlt?

  4. Weitere Verantwortlichkeiten: Wer leitet das Meeting? Wer ist der Protokollführer?

  5. Tagesordnung: Eine Zusammenfassung der Tagesordnung sollte im Protokoll enthalten sein, um einen Überblick über die Themen zu geben, die während der Sitzung behandelt wurden.

  6. Zusammenfassung der Diskussion: Eine Zusammenfassung der Diskussion sollte aufgeführt werden, um die wichtigsten Punkte, die während der Sitzung besprochen wurden, festzuhalten.

  7. Entscheidungen und Maßnahmen: Jede Entscheidung oder Maßnahme, die während der Sitzung getroffen wurde, sollte im Protokoll festgehalten werden. Es ist wichtig, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und bis wann es umgesetzt werden soll.

  8. Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Das Protokoll sollte eine Zusammenfassung der Schlussfolgerungen und Empfehlungen enthalten, die aus der Sitzung gezogen wurden.

  9. Unterschriften: Das Protokoll sollte am Ende von den Teilnehmern unterzeichnet werden, um zu bestätigen, dass sie mit dem Inhalt des Protokolls einverstanden sind.

Es ist wichtig, das Protokoll klar und prägnant zu halten und es sollte in einer professionellen Schreibweise verfasst werden. Die Verwendung von Abkürzungen und Fachbegriffen sollte vermieden werden, sofern sie nicht allgemein bekannt sind oder im Protokoll erläutert werden. Außerdem sollte das Protokoll so schnell wie möglich nach der Sitzung erstellt werden, um sicherzustellen, dass alle Details frisch in Erinnerung sind.

Wie sieht ein Protokoll Kopf aus?

Es ist wichtig, dass der Protokollkopf vollständig und korrekt ist, da er dem Leser wichtige Informationen über die Sitzung und den Kontext des Protokolls liefert.
 
Protokoll der Vorstandssitzung
Datum: 27. März 2023
Ort: Konferenzraum 1, Unternehmenszentrale
Beginn: 14:00 Uhr, Ende: 16:30 Uhr
Teilnehmer: Frau/Herr Vorname Nachname (Vorsitz), Frau/Herr Vorname Nachname (Sekretär), Frau/Herr Vorname Nachname, Frau/Herr Vorname Nachname

Tagesordnungspunkte dokumentieren

Nachdem diese wichtigen Fakten festgehalten wurden, geht es nun an die einzelnen Tagesordnungspunkte. Diese können als TOP 1, TOP 2, usw. in dem Protokoll abgekürzt werden. Um ausreichend Platz für alle wichtigen Notizen zum jeweiligen TOP zu haben, kann es durchaus sinnvoll sein, wenn für jeden Tagesordnungspunkt ein eigenes Blatt verwendet wird. Dann sollten die Blätter jedoch so nummeriert werden, dass sie dem jeweiligen Besprechungsprotokoll ohne Probleme zuzuordnen sind. Für jeden Tagesordnungspunkt gilt es wiederum die folgenden Notizen zu machen und die wichtigsten Erkenntnisse kurz und bündig auf den Punkt zu bringen:

  1. Diskussion
  2. Ergebnis der Diskussion
  3. Aufgaben
  4. Verantwortliche
  5. Termine / Deadline

Sobald die einzelnen Tagesordnungspunkte festgehalten wurden, schließt die Protokollvorlage meist wie folgt ab:

  • Datum
  • Unterschrift/en des Protokollierenden und Leiter des Meetings
  • Mögliche Anlagen

Viele Protokollführer gehen dazu über, dass sie die Protokollvorlage nicht sofort ausfüllen. Vielmehr kann es sinnvoll sein, einen zusätzlichen Schmierzettel zu verwenden. Denn der Platz in der eigentlichen Protokollvorlage ist begrenzt und es sollten wirklich nur die wichtigsten Erkenntnisse festgehalten werden. Gerade im Feld „Diskussion“ können die Notizen sonst schnell ausarten und unübersichtlich werden. Dies ist jedoch nicht Sinn und Zweck eines Protokolls.

Selbstverständlich kann dieses Musterbeispiel einer Protokollvorlage auch an das eigene Unternehmen angepasst werden. Vielleicht bevorzugen Sie es, die Protokollvorlage am PC auszufüllen. Somit wird kein zusätzlicher Schmierzettel benötigt, da Sie Ihre Einträge später ohne Probleme korrigieren können. Darüber hinaus lässt sich das fertige Protokoll dann bequem per E-Mail verschicken, so dass alle beteiligten Parteien kinderleicht Einsicht erhalten. Die genannte Protokollvorlage lässt sich zum Beispiel samt aller genannten Punkte komfortabel in Excel einrichten. Diese Vorlage kann dann auch an alle Mitarbeiter verteilt werden, so dass die Rolle des Protokollierenden immer wieder von einer anderen Person im Team übernommen werden kann.

In welcher Zeit wird ein Protokoll geschrieben?

Ein Protokoll wird in der Regel unmittelbar nach einer Sitzung oder Besprechung geschrieben, solange die Informationen noch frisch in Erinnerung sind. Die genaue Zeit, die für die Erstellung des Protokolls benötigt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Länge und Komplexität der Sitzung, der Anzahl der Teilnehmer, der Verfügbarkeit der Informationen und der Anforderungen an das Protokoll.

In der Regel sollte ein Protokoll innerhalb von ein bis drei Tagen nach der Sitzung erstellt und verteilt werden, um sicherzustellen, dass die Informationen noch frisch sind und um sicherzustellen, dass die Teilnehmer schnell auf wichtige Entscheidungen und Aktionen reagieren können. Eine Verzögerung bei der Erstellung und Verteilung des Protokolls kann zu Verwirrung und Verzögerungen bei der Umsetzung von Entscheidungen führen.

Wie ausführlich muss ein Protokoll sein?

Ein Protokoll sollte ausführlich genug sein, um alle wichtigen Informationen und Entscheidungen, die in der Sitzung besprochen wurden, zu erfassen. Ein gut geschriebenes Protokoll sollte alle wichtigen Diskussionsthemen, Beschlüsse, Abstimmungen, Aktionen und Verantwortlichkeiten erfassen, die während der Sitzung besprochen wurden.

Die Ausführlichkeit des Protokolls hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art der Sitzung, dem Zweck des Protokolls und den Bedürfnissen der Empfänger des Protokolls. Einige Sitzungen, wie z.B. Vorstandssitzungen, erfordern möglicherweise eine ausführlichere Dokumentation als andere Sitzungen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Entscheidungen und Informationen erfasst werden.

Allerdings sollte ein Protokoll nicht zu detailliert sein, um zu vermeiden, dass es unübersichtlich oder unleserlich wird. Ein gut strukturiertes Protokoll sollte eine klare und präzise Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der Sitzung bieten und sicherstellen, dass alle relevanten Informationen erfasst werden, ohne überflüssige Details zu enthalten.

Zusammenfassend hängt die Ausführlichkeit des Protokolls von verschiedenen Faktoren ab, und ein gut geschriebenes Protokoll sollte ausreichend detailliert sein, um alle wichtigen Informationen und Entscheidungen zu erfassen, ohne zu detailliert zu werden und damit unübersichtlich zu werden.

Was ist ein Kurzprotokoll?

Ein Kurzprotokoll ist eine Zusammenfassung einer Sitzung, einer Besprechung oder eines Ereignisses, die die wichtigsten Diskussionsthemen, Entscheidungen und Aktionen enthält. Im Gegensatz zu einem ausführlicheren Protokoll enthält ein Kurzprotokoll nur die wesentlichen Punkte und ist in der Regel kürzer und prägnanter.

Ein Kurzprotokoll kann in verschiedenen Situationen nützlich sein, wie z.B. bei Besprechungen, die zu Informationszwecken oder zur Entscheidungsfindung dienen, aber nicht viel dokumentiert werden müssen. Es kann auch in Situationen verwendet werden, in denen ein vollständiges Protokoll zu zeitaufwändig oder unnötig ist.

Ein gut geschriebenes Kurzprotokoll sollte eine klare Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der Sitzung bieten, die leicht verständlich und nachvollziehbar ist. Es sollte alle wichtigen Diskussionsthemen und Entscheidungen enthalten, sowie klare Aktionsschritte und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Beschlüsse.

Zusammenfassend ist ein Kurzprotokoll eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte einer Sitzung oder eines Ereignisses und bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, die wichtigsten Informationen zu erfassen und zu kommunizieren, ohne viel Zeit und Ressourcen zu investieren.

Kann man ein Protokoll in Stichpunkten schreiben?

Stichpunkte können eine effektive Möglichkeit sein, die wichtigsten Punkte und Entscheidungen einer Sitzung schnell zu erfassen und zu notieren. Es kann auch hilfreich sein, ein Protokoll in Stichpunkten zu schreiben, um sicherzustellen, dass es leicht lesbar und übersichtlich ist.

Allerdings sollte ein Protokoll in Stichpunkten bestimmten Kriterien entsprechen, um sicherzustellen, dass es vollständig und verständlich ist. Es sollte alle wichtigen Diskussionsthemen und Entscheidungen der Sitzung enthalten, sowie klare Aktionsschritte und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Beschlüsse.

Es ist auch wichtig, die Stichpunkte klar und prägnant zu formulieren, um eine einfache Lesbarkeit und ein besseres Verständnis zu gewährleisten. Es ist auch hilfreich, eine klare Struktur und eine logische Reihenfolge zu verwenden, um sicherzustellen, dass das Protokoll leicht zu verfolgen ist.

Warum sollte man eine Protokollvorlage anlegen?

Das Anlegen einer Protokollvorlage kann viele Vorteile haben, darunter:

  • Zeitersparnis: Wenn Sie eine Vorlage für Protokolle haben, sparen Sie Zeit bei der Erstellung eines neuen Protokolls, da Sie nicht jedes Mal von Grund auf neu beginnen müssen.

  • Einheitlichkeit: Durch die Verwendung einer Vorlage können Sie sicherstellen, dass alle Protokolle, die von verschiedenen Personen erstellt werden, einheitlich sind und alle erforderlichen Informationen enthalten.

  • Vollständigkeit: Eine Vorlage stellt sicher, dass alle wichtigen Punkte in einem Protokoll erfasst werden, um sicherzustellen, dass es vollständig ist und keine wichtigen Details fehlen.

  • Effizienz: Durch die Verwendung einer Vorlage können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen in einer logischen und geordneten Weise organisiert werden, was zu einer effizienteren Erfassung und Kommunikation der Informationen führt.

  • Kontinuität: Durch die Verwendung einer Vorlage können Sie sicherstellen, dass wichtige Informationen von einer Sitzung zur nächsten konsistent erfasst und aufgezeichnet werden, was zu einer besseren Kontinuität und Nachverfolgung führt.

  • Compliance: In einigen Organisationen oder Branchen gibt es spezifische Anforderungen an die Struktur oder den Inhalt von Protokollen. Durch die Verwendung einer Vorlage können Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Anforderungen erfüllen und somit sicherstellen, dass Sie im Einklang mit den geltenden Vorschriften und Standards arbeiten.

Zusammenfassend kann das Anlegen einer Protokollvorlage dazu beitragen, dass Protokolle schneller, einheitlicher, vollständiger, effizienter, kontinuierlicher und in Übereinstimmung mit geltenden Vorschriften und Standards erstellt werden können.

Tipps für den Umgang mit einer Protokollvorlage

Wenn Sie die Protokollvorlage während eines Meetings am Laptop oder Tablet ausfüllen, halten Sie wahrscheinlich eine große Vielzahl an Notizen fest, von denen Sie einige später streichen können. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich mit der Auswertung Ihrer Notizen nicht allzu viel Zeit lassen. Immerhin verblasst die Erinnerung an das Meeting im Laufe der Zeit immer mehr, so dass Sie gut daran tun, wenn Sie sich unmittelbar nach der Besprechung an die Ausarbeitung des finalen Protokolls machen.

Das spart zudem Zeit, da Sie nicht umständlich und langwierig darüber nachdenken müssen, was denn nun eigentlich im Meeting gesagt wurde. Darüber hinaus kann die Erstellung des fertigen Protokolls auch eine sehr zeitkritische Angelegenheit darstellen, da es vielleicht eine Deadline gibt, bis wann Sie das Protokoll bei einer bestimmten Person im Unternehmen einreichen müssen. Wohlmöglich gibt es andere Menschen, die auf Ihr fertiges Protokoll angewiesen sind, weshalb Sie dieses am besten so rasch wie möglich ausarbeiten.

Ihre Protokollvorlage anpassen und das Protokoll absegnen lassen

Wie bereits angesprochen, lässt sich das eben angeführte Beispiel für eine Protokollvorlage durchaus anpassen. Besonders wenn es um die verschiedenen Tagesordnungspunkte geht, werden Sie wohlmöglich Unterpunkte hinzufügen oder weglassen wollen. Das hängt unter anderem davon ab, ob es sich um ein reines Ergebnis- oder um ein sogenanntes Verlaufsprotokoll handelt. Bei einem Verlaufsprotokoll sollten auch einzelne Aspekte der Diskussion festgehalten werden. Das ist bei einem reinen Ergebnisprotokoll hingegen nicht der Fall, so dass Sie den Unterpunkt „Diskussion“ getrost streichen können.

Wahlweise können Sie auch ein Feld hinzufügen, in dem Sie jegliche Unklarheiten vermerken. Mitunter werden diese Unklarheiten auf einem separaten Blatt festgehalten. Dabei ist es wichtig, dass Sie während des Meetings als Protokollierender genau nachfragen. Nehmen Sie keine Punkte in das finale Protokoll mit auf, bei denen Sie sich nicht zu 100 Prozent sicher sind. Immerhin müssen auf Basis Ihres Protokolls wohlmöglich Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden und das Protokoll sollte auch für alle nicht-anwesenden Menschen gut verständlich sein.

Daher ist es zum Schluss des Meetings besonders wichtig, dass Sie einzelne Punkte des Protokolls noch einmal laut vorlesen. Damit sind vor allem Beschlüsse und mögliche Deadlines gemeint. So lassen sich Einwände oder Unstimmigkeiten gleich abklären, bevor es später zu Problemen kommen kann. Auch das spart Arbeit und Zeit. Außerdem können Sie so dafür sorgen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

Protokollvorlage bei Word anlegen

Tipp: Sie müssen sich nicht selbst die Mühe machen und mit Word oder Excel eine Protokollvorlage erstellen. Das Programm Word besitzt bereits einige vordefinierte Protokollvorlagen, die man nutzen kann.

Natürlich kann man diese Dokumente den eigenen Bedürfnissen anpassen und modifizieren. Um diese Protokollvorlagen bei Word aufzurufen, müssen sie folgendermaßen vorgehen:

  1. Öffnen Sie das Programm Word
  2. Navigieren Sie zu “Datei” und dann zu “Neu aus Vorlage…”
  3. In dem Fenster das sich nun öffnet sehen sie bereits viele Dokumentvorlagen, die man für das Schreiben von Dokumenten nutzen kann
  4. Suchen Sie in dem Suchschlitz nach Protokoll
  5. In dem Fenster werden Ihnen dann einige Protokollvorlagen angezeigt, die Sie für das Schreiben Ihres Protokoll verwenden können

Neben Microsoft Word gibt es natürlich auch andere Text-Programme, die vordefinierte Protokollvorlagen besitzen. Es gibt verschiedene Programme, die unter Windows oder für Macs verfügbar sind. Man kann derartige Vorlagen auch mit Excel, das ebenfalls Teil von Microsoft Office ist, erstellen. Auch mit Google Docs kann man ähnliche Vorlagen erstellen, wie mit Microsoft Office, die man zum Beispiel bei einem Meeting oder im Projektmanagement einsetzen kann. So können Diskussionen und Besprechungen quasi auf jedem Computer oder Laptop protokolliert und gespeichert werden.

Bei den Dokumenten handelt es sich meist um Besprechungsprotokolle, die alle wichtigen Daten enthalten. Sie können die Vorlage natürlich ausdrucken und dann handschriftlich die Daten eintragen. Oder Sie tippen das Protokoll direkt am PC bzw. Laptop ab und können dann das fertige Dokument ausdrucken.

Protokolle in der Praxis

Protokolle werden im täglichen Leben bei sehr unterschiedlichen Prozessen eingesetzt. Zu denken ist hierbei nicht nur an schriftliche Protokolle, die von Menschen verfasst werden, sondern auch an technische Protokolle.

Ein Beispiel für eine automatisierte, beweissichere Protokollierung ist der Flugschreiber in Flugzeugen durch den der Hergang bei einem Unfall rekonstruiert werden können.

Bei einem Computern werden ebenfalls Daten aufgezeichnet. Dies erfolgt im Rahmen einer Protokolldatei (Logdatei), in der bestimmte Ereignisse gespeichert werden. Beispielweise kann die Programmausführung, nach bestimmten Regeln festgehalten und protokolliert werden.

Was ist der Unterschied zwischen einem Bericht und einem Protokoll?

Ein Bericht und ein Protokoll sind beide schriftliche Dokumente, die Informationen über ein Ereignis oder eine Sitzung enthalten. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass ein Protokoll die Diskussionen und Entscheidungen einer Sitzung dokumentiert, während ein Bericht die Ergebnisse einer Untersuchung oder Analyse präsentiert.

Ein Protokoll ist ein formales Dokument, das die wichtigsten Punkte einer Sitzung oder einer Versammlung festhält. Es enthält typischerweise eine Zusammenfassung der Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen, die während der Sitzung stattgefunden haben. Ein Protokoll kann auch spezifische Informationen wie Namen von Teilnehmern, Uhrzeiten, Ort und Agenda enthalten.

Ein Bericht hingegen ist ein umfassenderes Dokument, das die Ergebnisse einer Untersuchung, Analyse oder Erforschung von Informationen präsentiert. Ein Bericht kann verschiedene Formate haben, von einem wissenschaftlichen Forschungsbericht bis hin zu einem Geschäftsbericht. Es enthält typischerweise eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und Empfehlungen.

Zusammenfassend dokumentiert ein Protokoll die Diskussionen und Entscheidungen einer Sitzung oder Versammlung, während ein Bericht die Ergebnisse einer Untersuchung oder Analyse präsentiert.

Dieser Beitrag wurde am 13. September 2020 veröffentlicht.