Protokoll schreiben

Ein Protokoll zu schreiben ist sicherlich keine Tätigkeit, die vielen Menschen Spaß macht. Doch mit Hilfe der richtigen Tipps oder mit einer passenden Vorlage kann selbst das Schreiben eines Protokolls ohne Schwerigkeiten gelingen. Sollte Ihr Chef bei dem nächsten Meeting oder Besprechung nach einem Freiwilligen fragen, der das Protokoll schreibt, müssen Sie sich diesmal nicht beschämt zur Seite blicken. Niemand macht es gerne, aber manchmal kann man das Unheil nicht mehr abwenden, dann heißt es: Protokoll schreiben.

Nachfolgend finden Sie viele hilfreiche Tipps, wie Sie das perfekte Protokoll schreiben!

Wie schreibt man ein Protokoll?

Es gibt verschiedene Formen für Protokolle: Es wird u.a. unterschieden zwischen einem Gesprächsprotokoll, einem Ergebnisprotokoll und einem Verlaufsprotokoll. Je nach Protokollform sind beim Schreiben des Protokolls unterschiedliche Formalitäten zu berücksichtigen. Wichtig ist, dass vererantwortliche Mitarbeiter das Protokoll nicht nur als Pflichtübung versteht. Das Protokoll hat eine wichtige Funktion und sollte daher sehr sorgfälltig und ausführlich gepflegt werden. Es ist wichtig alle wesentlichen Aspekte der Besprechung, des Meetings oder des Gesprächs zu dokumentieren, wenn Sie ein Protokoll schreiben.

Das Protokoll dient später dazu, das man die wichtigsten Ergebnisse oder einzelne Fakten   nachvollziehen kann. Als Protokollant, der das Protokoll schreibt, unterstützen Sie den Besprechungsleiter der Versammlung. Sie stellen sicher, dass alle im Verteiler angegebenen Personen das Protokoll im Nachgang erhalten und überprüfen können. Aufbauend auf dem Protokoll können dann weitere Sitzungen oder Versammlungen einberufen werden und offene Puntke besprochen werden. Die Themen der vorhergehenden Sitzungen werden dann anhand des letzten Protokolls wieder aufgegriffen. Es können zum Beispiel anhand des Protokolls neue  Tagesordnungspunkte erstellt werden. Zudem ermöglich das Protokoll auch, dass Kollegen und Mitarbeiter über die zu erledigenden Aufgaben informiert werden und sich eine Aufgabenliste entwicklen lässt.

Tipps zum Schreiben eines Protokolls

Falls Sie als Mitarbeiter in Rolle des Protokollführers schlüpfen dürfen und ein Protokoll schreiben, können Ihnen die nachfolgenden Tipps und Beispiele als Hilfestellung dienen.

1. Stil und Form des Protokolls klären

Vor der Besprechung sollten Sie mit den verantwortlichen Personen, wie beispielsweise dem Besprechungsleiter klären, in welcher Form das Protokoll zu schreiben ist. Es gibt verschiedene Formen und Stile. Möglicherweise ist es erforderlich, nur die wichtigsten Ergebnisse oder Beschlüsse in das Protokoll zu schreiben. In diesem Fall müssen Sie nicht chronologisch alle Tagesordnungspunkte im Detail erläutern und dokumentieren. Sie können bei jedem Punkt nur die Ergebnisse notieren. Es gibt jedoch auch Sitzungen oder Versammlungen, wo eine sehr detaillierte Zusammenfassung geschrieben werden muss. Dies ist jedoch vom Einzelfall anbhängig und sollte mit dem Versammlungsleiter besprochen werden.

2. Nutzen Sie eine Protokollvorlage

Wenn Sie das Protokoll schreiben, kann eine Vorlage sehr hilfreich sein. In der Vorlage werden bereits viele Aspekte definiert, die Sie nur noch erläutern müssen. Die Protokollvorlage können Sie entweder im Vorfeld der Sitzung selbst erstellen oder sich eine passende Vorlage im Internet herunterladen. Auch hier ist natürlich im Einzelfall zu prüfen, ob die Vorlage die Bedürfnisse des Unternehmens abbilden kann.

Beim Erstellen der vorlage sollten Sie  folgende Aspekte berücksichtigen und unbedingt in die Protokollvorlage aufnehmen:

  • Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung
  • Kernthema der Besprechung
  • Liste der teilnehmende Personen verwenden (ggf. Namenskürzel vergeben)
  • Tagesordnungspunkte
  • Genügend „Platz“ für jeden Tagesorndungspunkt einplanen

3. Anforderungen an das Protokoll

Bereits zu Beginn der Versammlung sollten Sie Zeit einräumen, um einige Details zu dokumentieren. Sobald die Versammlung beginnt, sollten Sie sich voll und ganz auf Ihre Aufgabe konzentrieren können und mit größter Sorgfalt das Protokoll schreiben.

Hierbei sind vor allem folgende Aspekte von Bedeutung:

  1. Das richtige Handwerkszeug: Natürlich sollten Sie vor Beginn noch einmal Prüfen, ob Sie alle wichtigen Dokumente bei der Hand haben. Sie sollten zudem mindestens einen Ersatzstift zur Seite legen, sowie ggf. weitere Blätter zum Beschriften.
  2. Welche Personen, die eingeladen wurden, sind nicht anwesend? Welche Personen fehlen entschuldigt oder unentschuldigt? Sie können dabei auf die vordefinierte Teilnehmerliste zurückgreife und die Personen entsprechend markieren.
  3. Notieren Sie alles so kurz wie möglich, aber so ausführlich wie nötig. Es kann leicht passieren, dass Sie sich in Details verzettel.
  4. Falls im Laufe der Sitzung etwas unzureichend geklärt wurde oder Sie einen Aspekt nicht richtig verstanden haben, sollten Sie zudem Rückfragen stellen. Die Aspekte sollten auf keinen Fall falsch notiert werden
  5. Das Protokoll sollte vollständig sein und keine Lücken enthalten. Jeder Tagesordnungspunkt sollte erläutert werden.
  6. Ein Protokoll muss hinterher für alle Teilnehmer nachvollziehbar sein. Es ist erforderlich, das Protokoll in verständlicher Sprache zu verfassen.

4. Nach der Versammlung

Nehmen Sie sich in aller Ruhe die Zeit, Ihr Protokoll am Ende noch einmal gegenzulesen und sprachlich zu verbessen oder zu korrigieren. Inhaltlich sollte natürlich nichts verändert oder angepasst werden. Bevor Sie das Protokoll versenden, sollten Sie es unbedingt vom Vorsitzenden der Besprechung unterzeichnen lassen. Zudem sollten Sie die endgültige Freigabe des Vorsitzenden einfordern, um das Protokoll abzuschließen.