Verlaufsprotokoll Vorlage: So sollten Sie beim Protokollieren vorgehen

Während ein Ergebnisprotokoll sich vorrangig darauf konzentriert, welche Übereinkünfte und Abmachungen bei einer Zusammenkunft getroffen worden sind, geht es bei einem Verlaufsprotokoll darum, wie die Teilnehmer des Meetings zu dem jeweiligen Ergebnis gekommen sind. Es geht also darum, die Herleitung der jeweiligen Entscheidungen mittels eines detaillierten Protokolls genau nachvollziehen zu können.

Solch ein Protokoll wird immer in ganzen Sätzen niedergeschrieben, die sich jedoch auf das Wesentliche konzentrieren, und sollte komplett im Präsens verfasst werden. Alle (ergebnis-) relevanten Redebeiträge einer Diskussion sind als Teil solch eines Protokolls aufzuführen, anstatt nur auf die daraus resultierenden Ergebnisse einzugehen. Daher ist ein Verlaufsprotokoll meist bedeutend länger als ein Ergebnisprotokoll. Was Sie beim Protokollieren des Verlaufs einer Zusammenkunft außerdem alles bedenken sollten, erfahren Sie nachfolgend im Detail.

Praktische Tipps für das Anfertigen eines Verlaufsprotokolls

Während das Verlaufsprotokoll vorsieht, dass der Verlauf einer Diskussion im Detail festgehalten wird, ist es nicht notwendig, den genauen Wortlaut der einzelnen Teilnehmer zu dokumentieren. Vielmehr werden die verschiedenen Äußerungen sinngemäß aufgeschrieben. Dabei kommt die indirekte Rede zum Einsatz.

Vor allem dann, wenn im Anschluss an eine Versammlung oder Diskussion auch nachträglich ersichtlich sein muss, wie ein bestimmtes Endergebnis erzielt wurde, ist ein Verlaufsprotokoll eine sehr gute Wahl. Denn mittels dieses Protokolls lässt sich der genauen Werdegang selbst von Personen, die bei dem Treffen nicht anwesend waren, nachvollziehen.

Dementsprechend sind Verlaufsprotokolle häufig im naturwissenschaftlichen Bereich anzutreffen. Mittels solch eines Protokolls ist es möglich, die Abläufe eines Experiments im Detail zu beschreiben. Dies ist wichtig, damit mögliche Fehler anhand des Versuchsablaufs später ermittelt werden können, falls das Experiment nicht erfolgreich war.

Beispiel für ein Verlaufsprotokoll

Wie der Aufbau von einem Verlaufsprotokoll aussehen könnte, zeigt Ihnen die nachfolgende Liste. Diese Punkte sollten allesamt ein fester Bestandteil solch eines Protokolls sein:

  • Protokollkopf mit dem Datum, Ort, der Zeit (Beginn und Ende des Treffens), den Teilnehmern und abwesenden Personen sowie den Namen des Veranstaltungsleiters und des Protokollanten
  • Auflistung der einzelnen Tagesordnungspunkte (falls vorhanden)
  • sachliche, prägnante Schilderung der Ergebnisse samt einer kurzen Herleitung – die Gedanken, die zur Entstehung des jeweiligen Beschlusses geführt haben, werden ebenso aufgelistet
  • Unterschriften des Vorsitzenden des Meetings sowie der Person, die das Protokoll erstellt hat

Noch dazu können Anlagen hinzugefügt werden. Ob es sich um Dokumente, Kopien oder Handouts handelt, ist zweitrangig. Sofern diese Unterlagen entscheidend zu der Herleitung der einzelnen Beschlüsse beigetrage haben, sind sie dem Protokoll unbedingt beizufügen. Auch Online-Quellen können als mögliche Anlagen genannt werden. Dann gilt es nicht nur, die URL aufzuführen. Vielmehr muss das Datum des letzten Zugriffs auf die URL ebenso aufgelistet werden, da Online-Quellen einem stetigen Wandel unterliegen und sich die Inhalte bis zum nächsten Zugriff somit bereits geändert haben können.

Im Übrigen kann der Name der Person, die einen bestimmten Gedanken geäußert hat, auch mit deren Initialen abgekürzt werden. Auch deshalb ist es so wichtig, dass das Protokoll mit einer Liste der anwesenden Personen inklusive deren Vor- und Nachnamen einhergeht. Sofern sonstige Punkte oder organisatorische Details festgehalten werden müssen, bietet das Verlaufsprotokoll dafür ebenfalls genügend Raum. Ebenso gilt es zu bedenken, dass alle Formulierungen so schlüssig sein sollten, dass auch Außenstehende diese anhand des Protokolls problemlos und leicht verständlich nachvollziehen können.